Categoria: Dicas

Um dos maiores desafios ao organizar um evento é atrair mais participantes a cada edição. A tecnologia vem ajudando muito nesta questão e agora é a vez de acabar com as filas na entrada dos eventos, local aonde é realizado os credenciamentos, o ato de apresentar seu comprovante de inscrição e retirar seu crachá de acesso. A onda do “self-service”, ou faça você mesmo, chegou para ficar.

Cada vez mais os eventos vem buscando soluções rápidas, automáticas, com possibilidade baixa de erro humano e os mini totens cumprem todos estes requisitos. Ao contrário de uma estação de credenciamento comum (com um computador, funcionário e impressora), os mini totens de autocredenciamento não só facilitam a entrada dos participantes, como também tornam o evento mais tecnológico, moderno e chamativo. Todos gostam de gerar seu próprio crachá.

Equipamentos pequenos, modernos, de fácil instalação e com possibilidades infinitas de divulgação. O mini totem de credenciamento já contém todos os participantes previamente cadastrados, funciona de forma off-line, ou seja, sem a presença de internet e imprime diversas etiquetas por segundo. Todas as etiquetas impressas são térmicas e não usam tinta para impressão.

“Os mini totens de credenciamento tornaram o credenciamento mais chamativo, divertido e descontraído”

Organizadores da Esalqshow 2018, veja o case completo aqui: https://www.vpeventos.com/credenciamento-esalqshow-2018

Pouquíssimas empresas possuem esta tecnologia de alto nível, sendo o caso da 4.events, uma das maiores plataformas online para eventos do Brasil. Com uma equipe de especialistas em eventos pronta para lhe atender, você poderá fazer o orçamento para seu evento e pedir quantos mini totens desejar.

Faça agora seu orçamento em: https://www.4.events/

Nós aqui na vpEventos já te demos muitas dicas de como organizar seu evento, pensando no seu sucesso e na interação com seu público. Entretanto, com a atual situação de preocupação com o avanço do Coronavírus (COVID-19) e a possibilidade do contágio com pessoas infectadas mesmo sem apresentar os sintomas, a recomendação da OMS continua sendo #fiqueemcasa. E agora com a quarentena, como manter seu cronograma de eventos? Com os eventos online!

Os eventos online apareceram há um tempo, mas agora com a maioria das pessoas em casa e com uma melhor administração do tempo essa ideia tem tomado proporções maiores e vem sendo a solução para muitos organizadores de eventos. Confira comigo as dicas para fazer seu evento online.

    Você já realizou o planejamento do seu evento, pensando na  infraestrutura que seria necessário para o evento presencial, certo? Agora tratando-se de um evento online tem algumas particularidades que você precisa se atentar.

• Visual: Tudo bem que estamos em home office, mas você não precisa aparecer para o seu público descabelado ou com a camiseta do seu melhor pijama. Esse é o momento ideal para demonstrar seriedade e profissionalismo, mantendo a imagem do seu evento com transparência. 

• Local:  Se você não tinha o hábito do home office possivelmente não tem um escritório em casa para fazer seu evento online, mas com certeza tem uma mesa e um fundo bem bacana. Faça o teste em diferentes locais, com diferentes luzes e cenários, esteja confortável e confiante. Lembrando que o foco dos seus participantes deve ser o conteúdo que será ministrado no evento, e não a decoração do espaço, então “menos é mais”; um vasinho simples, uma parede limpa e um sorriso no rosto. 

• Áudio: Outro ponto interessante a ser considerado é a acústica do local escolhido, lembrando que você não tem o equipamento profissional dos blogueiros para captação de áudio. Então, ao testar os locais onde você poderá atender o seu público pense na acústica daquele local; evite locais com barulho externo que possa atrapalhar a transmissão, e lembre-se máquina de lavar e liquidificador podem ser escutados mesmo com a porta fechada, portanto vale a pena conversar com seus familiares e se for o caso até fazer uma plaquinha de “GRAVANDO” para pendurar na porta.

• Internet: Por último,mas não menos importante um tópico a ser considerado antes do seu evento online é a qualidade da sua banda larga de internet, uma vez que o seu evento dependerá dela para ser transmitido. Se você mora em um condomínio residencial ou divide sua internet com outras unidades uma boa dica é selecionar horários onde os picos de uso de banda larga são mais baixos, ou até mesmo avaliar a possibilidade de contratar um pacote adicional para oferecer uma transmissão de qualidade para seus participantes.

• Pontualidade: Se nos eventos presenciais o atraso já é considerado um desrespeito com os participantes imagine só via transmissão, não é mesmo? Por isso teste todos os seus equipamentos com antecedência, reúna todos os materiais necessários, confira o visual e preveja seus incidentes para poder solucioná-los com antecedência. Assim você consegue manter a pontualidade de seu evento online mesmo com os contratempos que possam surgir. 

• Conteúdos estimulantes: A quarentena já está sendo bem tediosa para muitas pessoas, portanto ofereça aos seus participantes as respostas para os questionamentos deles, através de um conteúdo estimulante e com desafios ou dinâmicas que prendam a atenção do público. 

Quer mais uma dica? A vpEventos está lançando uma ferramenta nova que irá possibilitar que você faça seus eventos sem sair de casa! Isso mesmo, você não precisa mais cancelar o seu evento! Confira em: www.vpeventos.com

O marketing de eventos pode parecer uma tarefa impossível de realizar. Pois ele abrange uma ampla variedade de disciplinas, o que, por sua vez, exige muito trabalho em várias equipes de uma organização.

Às vezes, promover um grande evento ou conferência pode parecer que você está escalando o Monte Everest em um monociclo sem oxigênio. Mas com as ferramentas e a estratégia certas, você terá sucesso garantido.

Continue lendo para aprender algumas das principais estratégias e ferramentas de marketing de eventos que você pode usar para criar novidades.

Marketing antes do evento: saiba o que você precisa saber
    Antes de começar a promover seu evento, é importante saber quais são as metas e objetivos que você deseja alcançar. Para alguns, pode ser a venda de ingressos. Para outros, pode estar criando um burburinho. Para a maioria, serão os dois.

O marketing de grandes eventos precisa que as metas sejam definidas com antecedência, verifique se eles são claros em todas as equipes envolvidas na promoção. Aqui no blog nós já falamos sobre os passos essenciais para organizar um evento.

A próxima coisa que você vai querer pensar é sobre o que você quer medir e como vai fazê-lo. A única maneira de saber se sua abordagem está funcionando é medir o desempenho e fazer as alterações necessárias.

Comece pelas taxas de cliques em e-mails a impressões de mídias sociais, engajamento, desempenho de anúncios pagos e etc. Depois que suas metas e ferramentas de medição estiverem em vigor, é hora de iniciar seu plano de marketing de eventos. A melhor maneira de fazer isso é com uma abordagem multifacetada.

Promover o evento usando o Marketing Digital

Email Marketing: 
    Desenvolva sua estratégia de marketing e comunicação com antecedência. Diferentes tipos de e-mails exigirão diferentes públicos.

Os e-mails de lembrete para aqueles que já deram confirmação de presença não serão necessários e as pessoas para quem você ainda está vendendo ingressos precisarão dessas atualizações frequentemente. 

Crie uma Hashtag

Uma hashtag especializada para o seu evento pode melhorar o burburinho social, aumentar a participação e até aumentar o número de participantes. 

Ao criar sua hashtag, tente mantê-la relevante, única, curta e agradável. Parece simples, mas não se esqueça – nem tudo soa bem como uma hashtag.

Sua hashtag não significa nada se você não a usar! Promova-o em qualquer lugar, incluindo o site do evento, e-mails dedicados, redes sociais e o aplicativo móvel do evento. 

A hashtag é uma ótima maneira de seus participantes se envolverem com o conteúdo do evento, palestrantes e entre si. Você poderá assistir às tendências do seu evento em tempo real e obter feedback relevante no processo.

Use recursos visuais, vídeos e animações atraentes para chamar a atenção para seus tweets que promovem o evento. Certifique-se de fixar suas postagens também.

Comece cedo

Quanto mais cedo você começar a promover seu evento e sua hashtag, maiores serão suas chances de sucesso. A promoção antecipada ajuda a criar impulso e a atingir um público maior. 

Comece a promover o evento com pelo menos 6 a 8 semanas de antecedência para garantir um alcance mais amplo. Isso também ajuda os participantes em potencial a limpar seus horários e a organizar viagens, se necessário.

Crie uma página de evento do Facebook

É um fato amplamente conhecido que o Facebook é a maior rede social com mais de um bilhão de pessoas. Os efeitos do Facebook podem ajudar a espalhar a notícia sobre o seu evento. 

Toda vez que alguém que alguém compartilha, o Facebook promove ainda mais o evento, mostrando-o no feed de notícias de seus amigos. Tudo isso sem gastar um centavo!

Inicie uma página de destino

Uma página de destino do evento serve como um balcão único para seus visitantes aprenderem mais sobre seu evento. Toda a sua promoção de mídia social, email marketing entre outros precisa direcionar o tráfego para sua página de destino. 

Uma boa página de destino do evento precisa ter uma copy atraente, CTAs claras para se registrar no evento e um bom design. Adicionar depoimentos e vídeo de eventos do ano anterior pode ajudar a aumentar as conversões. 

Como haverá muitos olhos em sua página de destino, você precisa garantir que todos os elementos do design da página de destino estejam corretos.

Aproveite suas atividades de marketing existentes

• Não se esqueça de alinhar suas atividades de marketing já existentes com a promoção do evento. Não tem necessidade de criar tudo novo, o que importa é que você trabalhe em ambas atividades para que a promoção do evento não saia prejudicada. 

• Adicione slides ou informações de eventos aos seminários on-line. Dessa forma, você tem a garantia de um público relevante que provavelmente estará interessado em outras atividades de aprendizado que sua empresa oferece;

• Se você mantém um blog, publique algumas postagens para ajudar a promover o evento;

• Se estiver envolvido ou participando de outros eventos durante o período da promoção, compartilhe informações sobre o seu próprio evento e incentive-as pessoas a participarem. Envie recados regulares e não se esqueça de destacar seu evento.

Promoção durante o evento

O grande dia chegou e o marketing do seu evento funcionou – você tem um local cheio de participantes ansiosos, mas seu trabalho não para por aqui. É de suma importância que você continue promovendo o evento durante toda a sua duração, se quiser manter o burburinho.

Mantenha-o vivo, mantenha-o relevante

     Para tantas pessoas que participou do evento, você tem outras que provavelmente não puderam participar, mas ainda estão interessadas no que está acontecendo, e é importante mantê-las envolvidas. Se você os envolver agora, eles estarão mais inclinados a participar do próximo evento.

Tweet ao vivo:  tenha gerentes da comunidade dedicados a twittar os acontecimentos do evento continuamente. Eles devem agir como olhos e ouvidos e relatar usando as mídias sociais. 

Use fotos e vídeos ao vivo do evento para que a sua presença cresça ainda mais e aproveite-as para envolver seu público, incentivando-os a compartilhar em suas redes sociais usando a hashtag dedicada.

Marketing pós-evento

O evento pode ter terminado, mas seu trabalho ainda não está concluído. É importante ter todos os seus esforços promocionais e encerrar o evento de uma maneira que possa ser usada para eventos futuros.

Se você estiver interessado em obter mais feedback, poderá descobrir o que deu certo e o que deu errado através de uma pesquisa pós-evento. Mais um recurso que a vpEventos disponibiliza automaticamente para você!

Uma pesquisa como essa pode ser realizada no evento após o término da sessão final ou em um email de acompanhamento na forma de uma pesquisa simples.

Todo o feedback é útil, portanto, incentive seus participantes a dar um feedback honesto e a tomar medidas práticas com base no que eles dizem. Existem todos os tipos de elementos valiosos de feedback que você pode compilar em uma ferramenta promocional para o seu próximo evento. 

Promover um evento ou conferência é uma tarefa enorme, executar várias disciplinas exige um bom pensamento estratégico. Mas se você seguir as etapas acima, estará bastante próximo de um evento de sucesso.

Você sabe o que é equidade? Equidade é um conceito que busca tratar cada indivíduo mediante as sua natureza particular, tendo como base a persistente busca pela justiça, adaptando as regras de acordo com cada caso específico. Ao falarmos do público especial em eventos precisamos pensar em equidade. Confira as principais barreiras encontradas pelo público com deficiência e compreenda a importância de promover um evento com equidade.

Conheça o público

Você sabia que ao abrir antecipadamente as inscrições para o seu evento, você pode conhecer melhor o seu público e planejar ações que comportem suas especificidades, além de promover campanhas de marketing específicas de acordo o funil de vendas para o seu público. Ou seja, conhecendo melhor os seus participantes você consegue economizar em seu negócio e propor ações direcionadas.

Outra vantagem de conhecer seu público de maneira antecipada é repensar sobre os acessos ao evento, diminuindo as barreiras existentes. As barreiras podem ser arquitetônicas, de comunicação ou atitudinais.

Barreiras Arquitetônicas

São as barreiras presentes em edifícios públicos e privados, que dificultam ou impedem o uso do espaço por pessoas cadeirantes, com mobilidade reduzida ou obesidade. Essas barreiras podem ser caracterizadas pela falta de banheiro adaptado, presença de portas estreitas ou até mesmo escadas e degraus de acesso.

Por isso a importância da acessibilidade. E nada de rampas mal feitas ou adaptações temporárias, atualmente existem opções do mercado que proporcionam a acessibilidade do local sem perder o bom gosto de charme essencial na decoração dos eventos, como um pergolado de madeira com deck, por exemplo.

Barreiras na Comunicação

Já pensou chegar em um evento e não saber o que está sendo dito? Ver as pessoas se comunicando e não conseguir expressar suas ideias por falta de planejamento da equipe? 

Não cometa esse mico, e ao realizar a venda dos ingressos online opte por um campo de observações onde as pessoas possam indicar as necessidades para que sintam acolhidas em seu evento.

Atualmente existem serviços que podem ser contratados para proporcionar a comunicação de todos os participantes independentemente de suas condições, dentre eles podemos citar os intérpretes de línguas (para os participantes estrangeiros), intérpretes de Libras (para os participantes surdos), guia-intérpretes (para participantes com surdocegueira) entre outros. Conhecendo o seu público previamente, você poderá contratar os serviços especializados para atendê-lo.

Além da comunicação falada, temos que pensar na comunicação escrita, adaptando os manuais do participante, mapas, cardápios e até mesmo manuais de sistema de combate a incêndio, sejam em outra língua, Braille ou texto alternativo. Eu sei que um organizador já tem uma lista de tarefas bem grande para pensar durante o planejamento de um evento, mas contando com a ajuda de um outsourcing de impressão  para as impressões dos seus kits de participantes tudo fica mais simples e rápido. 

Barreiras Atitudinais

São atitudes ou comportamentos que impedem ou prejudicam a participação social da pessoa com deficiência em igualdade de condições e oportunidades com os demais. Infelizmente essas são as barreiras mais encontradas na sociedade. Comportamentos como palavreado pejorativo, discriminação e falta de empatia podem ser evitados em seu evento ao contar com uma equipe que pensa na equidade.

Um evento acessível é possível! Gostou do nosso artigo? Comenta e conta pra gente.

Esse artigo foi escrito por Fernanda Silva, Criadora de Conteúdo do Soluções Industriais em parceria com Bianca Campos, da vpEventos. 

Um dos assuntos mais discutidos e questionados atualmente, em qualquer área, é a questão da sustentabilidade e em eventos, também têm sido muito visto. As pessoas estão cada vez mais envolvidas com o tema e preocupadas, de modo que só compram de empresas responsáveis por um descarte correto de materiais, ou que não realiza teste em animais.

Também observamos a crescente de um público que participa especificamente de atividades que tenham um olhar mais sustentável.Existem algumas estratégias que podem úteis para, além de ajudar o meio ambiente, conseguir atrair mais gente para perto do seu negócio, em especial, do seu evento. 

Avalie os fornecedores

No momento de fazer a contratação dos fornecedores que farão parte do evento, os quais vão disponibilizar sejam eles mesas, cadeiras, decoração, alimentos e bebidas, é preciso conhecê-los. Se são empresas que encontram-se na mesma linha de ideias e políticas sustentáveis que a sua, a parceria com certeza será de sucesso.

Isso porque, de nada adianta você produzir um evento sustentável e contar com fornecedores que não têm a mesma preocupação. Comunidades de empresas amigas da natureza e selos de sustentabilidade já são uma das características buscadas no mercado. 

Escolha um espaço bem pensado e funcional

Na hora de fazer a escolha pelo espaço em que o evento vai ser realizado, é importante que seja um lugar espaçoso, para uma boa acomodação das pessoas, com segurança como sistema de combate a incêndio mas também, dos itens que vão auxiliar na organização.

Procure espalhar por todo o ambiente, lixeiras de coleta seletiva, pois dessa forma, é possível incentivar os participantes a jogarem cada lixo no local correto, além de mostrar que sim, a sua empresa se preocupa com essa questão.

E depois do evento, o lixo que foi separado pode ser encaminhado para cooperativas de reciclagem. Quando uma parceria é feita, tende a agregar ainda mais valor ao evento. É possível que lixos eletrônicos também estejam no local, portanto, opte também pela reciclagem de eletrônicos.

Evite desperdícios

Durante os momentos de produção do evento, muitos consumos são feitos sem necessidade, como o uso em excesso de papéis, impressão de muitos documentos, uso desnecessário de água, entre outras questões.

Para que os desperdícios possam ser evitados, é muito importante que toda a equipe presente para a produção, para que sempre que possível, evitem o uso de materiais que não são necessários no momento, ou que podem ser substituídos, como os citados anteriormente.

E na hora de realizar a divulgação do evento, pode haver uma mescla entre impresso e digital. Opte pelo auxílio de outsourcing de impressão, que são empresas terceirizadas nesse trabalho, as quais podem optar por itens sustentáveis. E invista também no digital. As redes sociais podem ser um auxílio e tanto para divulgação do evento além de super sustentável. 

Sustentabilidade também nos brindes

E eles, os itens mais aguardados de todos os eventos, os brindes, não podem deixar de ser sustentáveis, já que toda programação foco e se preocupou com essa questão.

Faça uma pesquisa de opções existentes no mercado, as quais tenham ligação com o seu negócio. Mas os mais clássicos são canetas, cadernos, canecas, portanto, procure pelas opções que menos agridem o meio ambiente.

São diversos pontos importantes para se levar em consideração na hora de produzir um evento que não seja agressivo ao meio ambiente. Portanto, você, produtor de eventos, aposte na inovação com a sustentabilidade. 

Esse artigo foi escrito por Fernanda Silva, Criadora de Conteúdo do Soluções Industriais.

Segundo dados do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), no Brasil existem 45 milhões de pessoas com algum tipo de deficiência, e por conta disso, cada vez mais tem sido importante pensar na questão da acessibilidade para eventos. Acessibilidade significa permitir o alcance, o entendimento e a percepção para o uso de diversos lugares, como edificações, transporte público e eventos, de forma que as pessoas com deficiência ou mobilidade reduzida, consigam ter autonomia em suas atividades.

E para que a produção de um evento possa ser realmente inclusiva, faz-se necessário que alguns planejamentos aconteçam, afinal, se um participante não consegue adentrar no espaço que será ministrada uma palestra, a deficiência está na barreira arquitetônica e não na pessoa. Pensando nisso listamos abaixo uma série de dicas que te auxiliarão a pensar em um evento que englobe todos os públicos.

Escolha bem o ambiente 

É extremamente importante fazer uma boa escolha do local em que o evento vai ocorrer, isso porque é preciso espaço para que os objetos sejam organizados de uma forma que não atrapalhe. Pensando no sucesso do seu evento a vpEventos preparou um artigo com 7 dicas para escolher o melhor lugar para o seu evento.

Outro ponto importante a ser destacado, para diminuir as barreiras arquitetônicas é escolher um espaço que conta com recursos como: elevadores, piso tátil, rampas e corrimãos. Para que seja algo mais decorativo, é possível optar pelo pergolado de madeira com deck, por exemplo. 

Sinalização eficaz

Outro ponto muito importante que precisa ser levado em conta na hora do planejamento de um evento, é a sinalização. O espaço precisa de uma boa distribuição de placas e cartazes que contem com letras legíveis, se necessário em diferentes contrastes para pessoas com baixa visão ou visão sub normal. Podemos pensar ainda na sinalização em Braille e em Libras, abrangendo assim todos os públicos.

Além de sinalizar as principais informações do evento, como números das salas e nome dos palestrantes é primordial a sinalização de banheiros, restaurantes e saídas de emergência. Por falar nisso, é de suma importância contratar um sistema de combate a incêndio, o qual conte com brigada de incêndio ou então com bombeiros civis é essencial, já que promove mais segurança ao evento de modo geral. 

Não esqueça de divulgar

Um tópico que também precisa ser levado em consideração é a divulgação do evento, de modo que mostre as ações de acessibilidade, mostrando que o seu evento está mais do que preparado para todos os públicos, além de mostrar a importância dos debates que serão realizados para seu público não perder esse evento.

Aposte nos meios offline e online. Já falamos sobre você pode aumentar o engajamento do seu evento através das redes sociais, que são essenciais para que um negócio ou então um evento seja visto, além de ser possível alcançar o público-alvo de forma eficaz.

A partir de panfletos informativos e chamativos, é possível chegar até as pessoas que não estão presentes no ambiente online, por exemplo. Um outsourcing de impressão pode ser um bom auxílio para as impressões. 

Gostou desse artigo? Contra pra gente!

Esse artigo foi escrito por Fernanda Silva, Criadora de Conteúdo do Soluções Industriais em parceria com Bianca Campos da vpEventos.

As pessoas encontram-se cada vez mais envolvidas com o tema sustentabilidade e preocupadas, de maneira que só compram ou então participam de atividades que tenham essa preocupação como um dos focos.

E como esse tema é um assunto muito em alta, vários segmentos de mercado têm buscado mais informações e ações a respeito. E isso inclui também o mercado de eventos.

Atualmente há algumas estratégias que podem ser realizadas para que o evento possa ser o melhor possível e com um menor impacto ambiental, bom para produtores, apreciadores e claro, para a natureza.

Opte por um espaço bom

É importante no momento de escolher pelo espaço, que ele seja espaçoso, para uma boa acomodação das pessoas, com segurança como sistema de combate a incêndio mas também, dos itens que vão ajudar na organização.

Busque espalhar por todo o ambiente, lixeiras de coleta seletiva, já que dessa maneira, é possível incentivar os participantes a jogarem cada lixo no local correto, além de apresentar a sua empresa como preocupada com essa questão.

E após o evento, o lixo que foi separado pode ser mandado para cooperativas de reciclagem. Quando uma parceria é feita, tende a agregar ainda mais valor ao evento. É possível que lixos eletrônicos também estejam no lugar, dessa forma, escolha também pela reciclagem de eletrônicos.

Brindes sustentáveis

E eles, os objetos mais esperados no decorrer dos eventos, os brindes, não podem deixar de ser sustentáveis, já que toda programação teve o foco e se preocupou com a sustentabilidade.

Realize uma pesquisa de opções que estão no mercado, as quais tenham ligação com o seu negócio. Mas os mais clássicos são canetas, cadernos, canecas, então procure pelas opções que menos agridem o meio ambiente. 

Faça uma avaliação dos fornecedores

Na hora de realizar a contratação dos fornecedores que vão fazer parte do evento, os quais vão disponibilizar cadeiras, mesas, decoração, alimentos e bebidas, é necessário conhecê-los.

Se são empresas que encontram-se na mesma linha de ideias e políticas sustentáveis que a sua, a parceria com certeza vai ser de sucesso. Isso porque, de nada adianta você realizar um evento que seja sustentável e contar com fornecedores que não têm a mesma preocupação.

Sem desperdícios

Durante a produção do evento, diversos consumos são feitos sem necessidade, como a utilização em excesso de papéis, impressão de muitos documentos, uso desnecessário de água, entre outras questões.

Para que os desperdícios possam ser evitados, é extremamente importante que toda a equipe presente para a produção, para que sempre que possível, evitem o uso de materiais que não são necessários na hora, ou que podem ser substituídos, como os citados anteriormente.

Ao realizar a divulgação do evento, pode existir uma mescla entre impresso e digital. Escolha pelo auxílio de outsourcing de impressão, que são empresas terceirizadas nesse trabalho, as quais podem optar por itens sustentáveis. E invista também no digital. As redes sociais podem ser uma grande ajuda para divulgação do evento além de extremamente sustentável.

São vários pontos importantes para se levar em consideração no momento de produzir um evento que não seja agressivo ao meio ambiente. Por isso, você, produtor de eventos, aposte na inovação com a sustentabilidade. 

Esse artigo foi escrito por Fernanda Silva, Criadora de Conteúdo do Soluções Industriais.